Mesin Otomatisasi Perkantoran

A.    Pengertian Otomatisasi Perkantoran
        Otomatisasai perkantoran adalah semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.
        Asal mula otomatisasi kantor di awal tahun 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word processing untuk menjelaskan kegaitan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.

 Model OA
1.    Karena OA tidak memiliki mengelola data, penggunaan database dibatasi pada isi informasi.              Informasi dikumpulkan dari sistem fisik perusahaan (SIA menggumpulkan datanya). Informasi            juga disediakan oleh lingkungan.
2.     Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis komputer seperti pengolah kata, e-           mail, dan konferensi komputer.
3.    Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yg memisahkan perusahaan dengan                      lingkungan. Ini berarti bahwa orang-orang itu mungkin berada di kedua area tersebut.
4.    Model tersebut juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non-komputer seerti                  konferensi video dan audio.

Sistem formal

• Diterapkan di seluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan sistem informasi manajemen.
• Sistem Elektronik Formal dimaksudkan sebagai kegiatan perkantoran yang mendokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis.
• Misalnya untuk pengelolaan informasi yang didistribusikan ke manajer berupa laporan-laporan periodik maupun laporan khusus.Sistem Elektronik informal berarti system perkantoran yang tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis.

 Sistem formal

• Diterapkan di seluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan sistem informasi manajemen.
• Sistem Elektronik Formal dimaksudkan sebagai kegiatan perkantoran yang mendokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis.
• Misalnya untuk pengelolaan informasi yang didistribusikan ke manajer berupa laporan-laporan periodik maupun laporan khusus.Sistem Elektronik informal berarti system perkantoran yang tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis.

B.    Kategori Pemakai Otomatisasi Perkantoran

        Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori pemakai otomatis kantor, yaitu :

a.    Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama                sumber daya manusia.

b.    Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (mis. Pembeli,          wiraniaga, dan asisten staff  khusus). Manajer dan profesional secra bersama dikenal sebagai              pekerja terdidik.

c.    Sekretaris bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas          menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

d.    Clerical Employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuk-tugas untuk sekretaris,              seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan mengirimkan surat.

C.   Konsep-konsep Otomatasi Perkantoran

       Konsep dasar dan pengertian tentang otomatisasi banyak didefinisikan oleh banyak ahli, namun sangat beragam, sehingga melalui pengajaran MK ini disajikan beberapa pengertain otomatisasi perkantoran berdasarkan kapita selekta dari berbagai sumber.

a.    Proses yang terjadi di perkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke                      otomatisasi.

b.    Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah tanpa rencana menuju aplikasi        yang terencanan dan terpadu.

c.    Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.

d.    Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang              lebih baik

e.    Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai                    pengganti.

D.   Manfaat Otomatisasi Perkantoran

       Otomatisasi kantor terkait dengan berbagai komponen dalam menangani informasi mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Berikut ini beberapa manfaat yang diperoleh perusahaan dalam pemanfaatkan sistem otomatisasi perkantoran:

1)      Pendapatan yang lebih inggi versus penghindaran biaya

2)      Menyelesaikan pekerjaan kantor dengan lebih cepat

3)      Memerlukan sedikit tempat menyimpan data

4)      Pemecahan masalah kelompok atau tim

5)      Mengurangi kebutuhan akan staf dalam jumlah besar

6)      Cara otomatisasi kantor berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya                     sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok

7)      Beberapa orang dapat memperbarui data secara bersamaan dalam hal perubahan jadwal

8)      Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi computer menunda penambahan pegawai          yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.

9)      Pelengkap bukan pengganti.

10)    Otomatisasi kantor melengkapi komunikasi tradisional

E.    Teori Telekomunikasi

        Sejak ditemukan telepone oleh Antonio Meucci, telekomunikasi telah berkembang pesat, bahkan bisa jadi tercepat di antara sistem lain. Terutama setelah ditemukan transistor, Integrated Circuit (IC), sistem prosesor, dan sistem penyimpanan. Telekomunikasi merupakan teknik pengiriman atau penyampaian informasi, dari suatu tempat ke tempat lain. Dalam kaitannya dengan 'telekomunikasi' bentuk komunikasi jarak jauh dapat dibedakan atas tiga macam:

1)      Komunikasi Satu Arah (Simplex)

         Dalam komunikasi satu arah (Simplex) pengirim dan penerima informasi tidak dapat menjalin            komunikasi yang berkesinambungan melalui media yang sama.

         -          Contoh : Pager,televisi, dan radio.

2)      Komunikasi Dua Arah (Duplex)

         Dalam komunikasi dua arah (Duplex) pengirim dan penerima informasi dapat menjalin                        komunikasi yang berkesinambungan melalui media yang sama.

         -          Contoh : Telepon dan VOIP.

3)      Komunikasi Semi Dua Arah (Half Duplex)

         Dalam komunikasi semi dua arah (Half Duplex)pengirim dan penerima informsi berkomunikasi          secara bergantian namun tetap berkesinambungan.

         -          Contoh :Handy Talkie, faximile, dan Chat Room

Komponen dasar sebagai pendukung telekomunikasi adalah sebagai berikut :

1)      Informasi

         Merupakan data yang dikirim atau diterima seperti suara, gambar, file, tulisan

2)      Pengirim

         Mengubah informasi menjadi sinyal listrik yang siap dikirim

3)      Media Transmisi

         Alat yang berfungsi mengirimkan dari pengirim kepada penerima. Karena dalam jarak jauh,                maka sinyal pengirim diubah lagi (dimodulasi) dengan gelombang radio, kemudian diubah                  menjadi gelombang elektromagnetik dan dipancarkan dengan alat bernama antena, agar dapat              terkirim jarak jauh.

4)      Penerima

         Penerima sinyal elektromagnetik kemudian digubah menjadi sinyal listrik, sinyal diubah                      kedalam informasi asli sesuai dari pengirim, selanjutnya diproses hingga bisa dipahami oleh                  manusia sesuai dengan yang dikirimkan.

F.    PC ( Personal Computer )

        Seperangkat komputer yang digunakan oleh satu orang saja / pribadi. Fungsi utama dari PC adalah untuk mengolah data input dan menghasilkan output berupa data / informasi sesuai dengan keinginan user (pengguna). Dalam pengolahan data yang dimulai dari memasukkan data (input) sampai akhirnya menghasilkan informasi.

Komputer memiliki sistem dari kesatuan elemen yaitu  Hardware (perangkat keras), Software (Perangkat Lunak), dan Brainware (Perangkat Manusia/pengguna/user)

Beberapa sistem dari kesatuan elemen yaitu :

1. Hardware (perangkat keras)

Hardware adalah sekumpulan komponen perangakat keras komputer yang secara fisik bisa dilihat, diraba, dirasakan. Hardware ini dibagi menjadi 5 (lima) bagian, yaitu:

• Input Device, peralatan masukkan (Keyboard,mouse,dll),
• Process Device, peralatan proses (processor, motherboard, ram, dll),
• Output Device, peralatan keluaran (Monitor, Printer, dll),
• Storage Device, peralatan penyimpan (harddisk,flashdisk, dll),
• Peripheral Device, peralatan tambahan (WebCam, modem, dll)

     2.   Software (Perangkat Lunak)

           Software adalah program yang berisi instruksi/perintah sebagai pelantara yang menghubungkan (menjembatani) antara hardware dan brainware (perangkat manusia) sehingga dapat menghasilkan informasi yang diinginkan brainware. Software dapat dikategorikan menjadi dua kelompok.

Software Operating System (OS), Contohnya adalah Windows, Linux, Dos, Android, dll. Tanpa adanya Operating System ini, maka hardware hanyalah benda mati yang tidak bisa digunakan. Software Application System, Contohnya adalah Ms. Office, Open Office, Adobe Photoshop, Corel Draw, Program Database, Program Utilities, dll.

     3.  Brainware (Perangkat Manusia/pengguna/user)

          Brainware adalah perangkat yang mengoperasikan dan menjalankan perangkat lunak yang ada didalam komputer. Bukan hanya itu, ternyata brainware itu bukan hanya orang yang menggunakan komputer saja, namun orang yang merasakan manfaat dari komputer pun bisa di katakan Brainware. Contohnya adalah siswa dikelas yang sedang memperhatikan presentasi yang dibawakan oleh gurunya dengan menggunakan Laptop dan Projector. Siswa secara tak sadar disebut juga sebagai brainware karena melihat hasil (informasi) pelajaran yang disampaikan gurunya.

Brainware dikelompokkan menjadi beberapa kategori mulai dari pembuat program (programmer), Technical Support, Designer Graphic, Operator, sampai user paling awam sekalipun.

G.   E-mail dan Teleconference

       E-mail

       Merupakan sarana mengirim surat melalui jaringan komputer, misalnya internet. Surat elektronik mulai dipakai pada tahun 1960-an. Saat itu internet belum terbentuk, tetapi surat terkirim melalui jaringan yang berbentuk dari kumpulan “mainframe”. Mulai tahun 1980-an mulai bisa dipakai oleh umum.

        Syarat melakukan pengiriman E-mail (Mengirim surat dengan internet) adalah :

• Membuat alamat email contoh: info@g-excess.com
• Mengetahui Username & Password dari email; “Account dan kata sandi”.
• Mengetahui E-mail yang di tuju.

Di internet sudah banyak penyedia layanan Email gratis, seperti di www.yahoo.com, www.plasa.com, www.telkom.net, www.gmail.com.

       

       Teleconference

       Teleconference atau telekonferensi atau teleseminar adalah komunikasi langsung di antara beberapa orang yang biasanya dalam jarak jauh atau tidak dalam satu ruangan dan dihubungkan oleh suatu sistem telekomunikasi. Komunikasi yang dilakukan melaui telephone atau koneksi jaringan.

Pertemuan tersebut bisa menggunakan suara (audio conference) atau menggunakan audio-video (video conference) yang memungkinkan peserta konferensi saling melihat dan mendengar apa yang dibicarakan, sebagaimana pertemuan biasa.

Saat ini dikenal tiga jenis telekonferensi yang sering digunakan, baik untuk keperluan bisnis ataupun kegiatan-kegiatan sosial, yaitu :

1)      Audio Conference (Conference Call)

         Merupakan percakapan dua atau lebih partisipan dengan menggunakan fasilitas telepon dimana          komunikasi yang terjadi antara partisipan hanya dalam bentuk suara (audio).

         Kelebihan audio conference :

         -          Partisipan hanya perlu menggunakan telepon biasa untuk melakukan telekonferensi                             tanpa alat atau software tambahan.

         -          Dapat digunakan kapan dan dimana saja tanpa perlu melakukan konfigurasi perangkat                         yang akan digunakan.

         -          Tanpa perlu koneksi internet yang cepat, karena layanan panggilan menggunakan jalur                         telepon. 

2)      Video Conference

         Video conference merupakan teknologi komunikasi yang mengijinkan terjadinya komunikasi dari beberapa lokasi yang berbeda yang secara simultan dapat mengirimkan gambar video dan suara. Untuk melakukan video conference dapat memanfaatkan teknologi jaringan IP (melalui internet) dan teknologi ISDN (Integrated Services Digital Network). Video conference lebih banyak digunakan oleh media televisi dan perusahaan-perusahaan yang berskala besar.

3)      Web Conference

         Web conference atau biasa juga disebut webinars merupakan fasilitas telekonferensi interaktif yang menawarkan fitur data stream (aliran data) lebih lengkap dimana partisipan dapat berkomunikasi secara simultan menggunakan teks, suara, video hingga berbagi file (file sharing) atau melakukan slide presentation. Untuk menjalankan web conference biasanya menggunakan aplikasi (software) khusus yang disediakan oleh provider web conference dengan cara berlangganan, dan memanfaatkan teknologi internet khususnya TCP/IP connection. Untuk melakukan web conference cukup menggunakan perangkat komputer yang dilengkapi dengan perangkat multimedia yang memadai seperti webcam, microphone dan speaker, serta koneksi internet. Dengan fitur yang lebih banyak, perangkat web conference lebih sederhana dibanding video conference biasa. Web conference banyak digunakan untuk kegiatan-kegiatan seperti seminar atau workshop online.

H.   Macam-macam Aplikasi Otomatisasi Perkantoran

1)      Pengolahan Kata (word Processing)

         Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang                    diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak.

         contoh : Microsoft Word, Word Perfect, Open Office, dan lain-lain.

2)      Voice Mail.

         Memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan            kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil.

3)      Videotex

         Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar materi narasi dan grafik yang tersimpan.

4)      Desktop Publishing

         Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat baik.                        Tampilan layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh printer laser.

5)      Surat Elektronik (electronik mail).

         Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, meyimpan dan              menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.

         contoh : yahoo mail, google mail , dll.

6)      Kalender Elektronik (electronik calendaring)

         Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan                        manajer. Manajer atau sekertaris manajer dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat            perubahan, meneelaah kalender itu dengan menggunakan terminal keyboard. Kalender                        elektronik sangat bermanfaat bagi manajer tingkat atas yang yang memiliki jadwal pertemuan              yang sangat padat.

7)      Konfrensi Komputer

         Penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecah masalah                    bertukar informasi mengenai masalah yang akan dipecahkan.

8)      Konfrensi Audio

         Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-            orang yang tersebar secara geografis untuk melaksanakan konfrensi. Conference call                            merupakan bentuk pertama konfrensi audio yang masih digunakan.

9)      Konfrensi Video

         Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konfrensi yang tersebar                  secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video.

10)   Transmisi Faximile (facsimile transmission)

        Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca dokumen pada satu ujung saluran                           komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain. FAX berkontribusi pada pemecahan               masalah dengan membagikan dokumen kepada para anggota timpemecah masalah secara mudah         dan cepat.

Faktor-faktor yang mempengaruhi pilihan aplikasi Otomatisasi Kantor :

a.       Jenis Organisasi

         Merupakan manajer di perusahaan dengan satu lokasi tidak akan mempertimbangkan                          konferensi audio dan video.

b.      Pilihan Pribadi

         Merupakan manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada konferensi video dan              memanfaatkan kalender elektronik.

c.      Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber daya OA                yang tersedia dalam perusahaan.

Referensi : 

• Ardiansyah, Deva. 2013. Pengertian dan Fungsi Personal Computer (PC) Beserta Perkembangannya, [online], (http://pakdevakeren.blogspot.com/2013/08/pengertian-dan-fungsi-personal-computer.html, diakses pada tanggal 28 Maret 2015) 
• Dino. Anugrah. 2014. Manfaat Otomatisasi Perkantoran. (online), (http://anugerahdino.blogspot.com/2014/10/pengertian-otomatisasi-perkantoran.html, diakses 28 Maret 2015).
• Fuad, Adman. 2012. Kosep Dasar Otomatisasi Perkantoran. (online), (http://adman.staf.upi.edu/2012/02/13/konsep-dasar-otomatisasi-perkantoran/, diakses 28 Maret 2015).
• Wati, Andika. 2013. Otomatisasi Kantor, [online], (https://blogaanwati.wordpress.com/2013/01/11/otomatisasi-kantor/, diakses pada tanggal 28 Maret 2015)

Mesin - Mesin Kantor Sebagai Alat Komunikasi

A.    Jenis-jenis Mesin Kantor Sebagai Alat Komunikasi

Alat komunikasi kantor merupakan salah satu peralatan yang sangat dibutuhkan pada saat ini.

Jenis peralatan komunikasi kantor semakin berkembang pesat, seiring berkembangnya kemajuan teknonologi, jika dahulu komunikasi menggunakan sarana surat sebagai tulang punggung mengirim berita, surat telah beralih fungsi menjadi surat elektrik (e-mail). Berikut ini beberapa peralatan komunikasi pada kantor:

1.      Telepon

Telepon merupakan alat komunikasi kantor yang sering digunakan untuk menghubungi relasi atau langganan di luar perusahaan tersebut. Penggunaan telepon sangat massive digunakan karena majunya perkembangan teknologi pada saat ini.

2.      Handphone

Handphone atau telepon genggam merupakan generasi baru dari telepon, jika telepon hanya digunakan pada kantor atau rumah (karena sifatnya menggunakan kael telepon), maka untuk mengantisipasi kegiatan pegawai yang semakin sibuk bahkan sampai ke luar ruangan, maka alat komunikasi portable yang bebas digunakan dimana pun mutlak diperlukan. Untuk mengatasi hal tersebutlah Handphone menjadi alat komunikasi andalan sampai saat ini.

Kelebihan dari handphone :

a)      Nomor telepon dapat disimpan, sehingga mudak dikenali sewaktu-waktu ada panggilan.

b)      Nomor telepon dapat dirahasiakan.

c)      Pesan atau informasi cepat tersampaikan.

d)     Riwayat panggilan dapat didengar kembali.

e)      Mudah dibawah kemana-mana.

Kekurangan dari handphone :

a)      Jangkauan sinyal bergantung tempat atau lokasi.

b)      Jumlah nomor telepon lebih dari 10 digit, sehingga sulit untuk dihafalkan.

c)      Dapat terkena pancaran radiasi dalam waktu jangka panjang karena penggunaan handphone                terlalu sering.

3.      Intercom

Intercom merupakan singkatan dari inter comunication. Intercom sangat dibuhkan pada suatu perusahaan yang memiliki unit bagian yang banyak. Cara kerja intercom sama seperti telepon, yang membedakannya adalah pada intercom tidak memerlukan sambungan telepon berbayar (tidak terkena biaya). Sehingga penggunaanya sangat hemat.

Kelebihan dari intercom :

a)      Dapat menyampaikan informasi secara efektif dari satu pihak ke pihak lainnya.

b)      Saluran komunikasi dalam suatu instansi atau kantor semakin luas.

c)      Dapat meningkatkan produktivitas pegawai, karena mampu menghemat waktu dan tenaga                    dalam pelaksanaan tata hubungan di lingkungan kantor.

Kekurangan dari intercom :

a)      Hanya dapat digunakan sebagai komunikasi di lingkungan kantor sendiri.

b)      Tidak bisa dibawa kemana-mana.

4.      Telegraph

Telegraph merupakan suatu alat komunikasi yang dapat digunakan untuk mengirim sandi melalui jaringan telephone. Sandi yang digunalan dalam telegraph adalah sandi morse. Telegraph merupakan alat komunikasi yang mendorong lahirnya teknologi modern.

Kelebihan dari telegraph :

a)      Informasi yang disampaikan menggunakan sandi, sehingga bersifat rahasia.

b)      Pesan dapat terkirim dalam waktu yang singkat karena menggunakan kawat.

Kekurangan dari telegraph :

a)      Biayanya mahal.

b)      Pesan hanya dapat diserahkan ke alamat penerima melalui pos surat biasa.

c)      Pesan yang terkirim hanya yang bersifat penting.

5.      Pager

Pager merupakan suatu alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan atau informasi tanpa menggunakan kabel. Pager sudah jarang ditemukan di peredaran dunia bisnis. Persaingan alat komunikasi yang murah dengan layanan yang semakin canggih, membuat alat ini semakin tidak dilirik semua masyarakat. Pager digunakan di bidang jasa terutama di jasa informasi dan jasa kesehatan. Pager merupakan barang yang harus dipatuhi, karena selalu menerima pesan apapun, alasan apapun yang dibuat untuk menghindari pesan di pager, selalu menjadi tidak beralasan.

Kelebihan dari pager :

a) Sistemnya yang satu arah sehingga lokasinya tidak dapat ditetapkan.

Kekurangan dari pager :

a) Pesan yang dikirim dengan pager dapat ditangkap oleh jaringan pager lainnya jika menggunakan layanan nasional, sehingga pesan yang terkirim dapat dideteksi oleh para agen kriminal atau hukum yang tidak diinginkan.

6.      Faximile

Faximile atau sering disebut fax merupakan alat komunikasi yang dapat mengirimkan "copian" surat dengan mudah. Faximile menggabungkan kombinasi telepon dan surat. Cara kerja faximile adalah dengan men-scan surat yang sudah dicetak kemudian mengirimkan file hasil scan tersebut kepada mesin fax yang dituju.

Kelebihan dari faximile :

a)      Pengiriman dokumen lebih cepat meskipun tempatnya jauh.

b)      Dokumen yang dikirim sesuai aslinya, tanpa adanya pengurangan resolusi gambar.

c)      Mudah dijangkau dan digunakan oleh semua orang.

Kekurangan dari faximile :

a)      Penggunanya lebih sedikit daripada e-mail.

7.      Email

Email merupakan surat yang diketik dan dikirim secara elektronik. Bersama handphone email menjadi alat komunikasi kantor yang sangat efisien. Email dapat mengirim surat dengan mudah, murah, cepat, dan dapat mengirim dalam jumlah yang banyak secara bersamaan.

Kelebihan dari e-mail :

a)      Pengiriman e-mail dapat berlangsung dengan cepat, asalkan saluran Internet yang digunakan              tidak bermasalah.

b)      Biayanya lebih murah daripada menggunakan perangko.

c)      Dapat menjangkau seluruh dunia sekalipun.

d)      Pesan yang dikirim atau diterima berupa teks, gambar, video, program, suara, dan lain-lain.

e)      Tidak ada seorang pun yang dapat mengetahui, karena bersifat pribadi dan menggunakan                    password.

Kekurangan dari e-mail :

a)      Adanya pemalsuan identitas.

b)      Harus menggunakan koneksi internet untuk menerima maupun mengirim pesan.

c)      Responnya lambat.

B.     Perkembangan Alat Komunikasi

Sejak jaman dahulu manusia telah menciptakan berbagai alat dalam melakukan komunikasi khususnya media komunikasi jarak jauh untuk mendapatkan informasi atau tujuan lainnya tanpa perlu mendatangi langsung ke tempat tujuan untuk mengetahui informasi tersebut.

Untung saja, manusia sebagai makhluk sosial yang memiliki keunggulan akal dibanding mahluk Tuhan lainnya memiliki cara pintar untuk saling memahami satu sama lain. Sejarah perkembangan komunikasi terus mengalami perubahan di setiap masa. Mulai jaman prasejarah hingga era modern seperti saat ini. Langsung saja ini merupakan sejarah perkembangan alat komunikasi dari masa ke masa yang telah diciptakan manusia untuk mendapatkan informasi yang lebih mudah dan maksimal.

1.      Merpati Pos

·         Merupakan alat komunikasi dengan menggunakan burung merpati sebagai mengantar surat                 atau pesan.

·         Merpati dipilih karena burung ini pintar, memiliki daya ingat kuat.

·         Pertama kali digunakan oleh Sultan Bagdad, Nuruddin (1416) untuk mengirimkan pesan                     sekitar kerajaannya.

·         Pada masa perang dunia pertama (1914-1918) pun pasukan

2.      Telegraph

Telegraph merupakan alat yang digunakan untuk mengirim dan menerima pesan dari jarak jauh. Alat ini ditemukan oleh seorang warga Amerika, Samuel F.B. Morse bersama asistennya Alexander Bain pada tahun 1837. Pesan pertamanya dikirim pada 6 Januari 1838 dan dikirimkan oleh perator menggunakan kode morse. Pesan ini sering dinamakan pesan kabel atau kawat. Media ini sangat efektif dan dulu menjadi primadona meskipun yang bisa mengirim dam menerima hanyalah orang yang paham kode Morse. Untuk keperluaan peperangan, media ini sangat diperlukan agar pesan rahasia tetap terjaga. Perkembangan selanjutkan, media ini melahirkan media baru seperti teleprinting dan faksimile. Di Indonesia pemanfaatan telegraph dimulai sejak saluran telegraf pertama dibuka pada tanggal 23 Oktober 1855 oleh Pemerintah Hindia Belanda. Telegraph pun dapat dirasakan masyarakat di 28 kantor telegraph. Tidak hanya menghubungkan Batavia (Jakarta) dan Buitenzorg (Bogor), telegraf pun bisa menghubungkan Jakarta dan Singapura, Jawa dan Australia.

3.      Telephon

Telepon merupakan suatu alat yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari satu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh, baik dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor. Penemuan telepon dipicu oleh permintaan penggunaan telegraf yang semakin berkembang dan meningkat. Telepon pun ditemukan pada sekitar tahun 1876 oleh Alexander Graham Bell. Di Indonesia telepon lokal pertama digunakan sejak 16 Oktober 1882 yang diselenggarakan pihak swasta. Jaringan telepon pertama ini menghubungkan Gambir dan Tanjung Priok (Batavia).  Seiring perkembangan teknologi, kebutuhan telekomunikasi meningkat jaringan telekomunikasi pun diperluas. Pada tahun 1967 PT Indosat (Indonesia Satelite Corporation) mulai membangun jaringan telephon gelombang mikro. Dimulai dengan jaringan Trans Sumatra dan Indonesia Timur. Selanjutnya, tahun 1976, satelit Palapa A-1 diluncurkan sehingga memungkinkan jaringan telephon Indonesia meluas hingga mencapai luar negara.

4.      Telegram

    Telegram dipopulerkan pada tahun 1920-an. Telegram berisi kombinasi kode-kode yang ditransmisikan oleh telegraf. Telegram ini tarif mengirimannya lebih murah dari telephon, meskipun tarifnya dihitung berdasarkan jumlah karakter termasuk tanda baca. Namun waktu  yang dibutuhkan pun sangat singkat, kurang dari satu hari, tidak seperti surat. Di Indonesia, telegram dipopulerkan oleh perusahaan Telkom. Ada dua jenis telegram, telegram biasa dan Indah. Tetegram biasa berwarna biru muda, sedangkan telegram indag biasa dikirmkan pada hari-hari khusus seperti hari raya ratau tahun baru.

5.      Pager

Pager atau radio panggil merupakan suatu alat telekomunikasi untuk menyampaikan dan menerima pesan pendek. Sekarang mungkin pager sudah jarang ditemukan, tetapi alat ini masih sering dipakai untuk orang-orang yang bergerak dibidang jasa seperti jasa informasi dari kesehatan. Pager ditemukan pada tahun 1956 oleh Multitone Electronic di Rumah Sakit St. Thomas London oleh dokter-dokter yang sedang bertugas dalam kondisi darurat. Sejak itu pager semakin berkembang. Sebelum telepon seluler berkembang, pager digunakan sebagai pengganti untuk layanan telepon lokal dan internasional. Di Indonesia pager muncul sebelum tahun 1997. Dan pelanggannya mencapai 800.000. Namun karena harga perangkat yang terus menerus melambung pelangan pun perlahan menurun. Apalagi telah munculnya teknologi telepon seluler atau sering disebut handphone.

6.      Surat Elektronik (E-mail)

Merupakan sarana mengirim surat melalui jaringan komputer, misalnya internet. Surat elektronik mulai dipakai pada tahun 1960-an. Saat itu internet belum terbentuk, tetapi surat terkirim melalui jaringan yang berbentuk dari kumpulan “mainframe”. Mulai tahun 1980-an mulai bisa dipakai oleh umum.

7.      Internet

Rangkaian yang membentuk internet (kependekan dari interconnected-networking) diawali pada tahun 1969 sebagai ARPANET. Rangkaian ini dibangun oleh ARPA (United States Department of Defense Advanced Research Projects Agency). Tahun 1983 ARPANET menukar protokol rangkaian pusatnya dari NCP ke TCP/IP, yang merupakan awal dari internet yang kita kenal. Di Indonesia, sejarah internet dimulai pada awal tahun 1990-an. Pada tahun 1992 hingga 1994, beberapa nama muncul diawal pembangunan internet salah satu diantaranya Onno W. Purbo. Tahun 1994 IndoNet menjadi ISP (Internet Serveci Provider) komersial pertama di Indonesia. Saat ini pihak Pos dan Telekomunikasi belum melihat celah bisnis internet. Mulai 1995 mucul jasa akses Telnet ke luar negeri, sehingga pemakai internet di Indonesia bisa mengakses internet (HTTP).

8.      Telepon Genggam

Penemuan telepon genggam tak terlepas dari perkembangan radio. Berawal pada tahun 1921, Departemen Kepolisian Detroit Michigan mulai menggunakan telepon mobil satu arah. Kemudian tahun 1940, Galvin Manucfatory Corporation (sekarang Motorola) mengembangkan Handle-talllkle SCR536 untuk keperluan komunikasi di medan perang saat perang Dunia II. Namun, penemuan telepon genggam yang sebenarnya terjadi pada tahun 1973 oleh Martin Cooper dari Matorola Corp. Telepon ini kemudian dikenal sebagai telepon genggam generasi pertama atau 1G. dari model inilah kemudian muncul telephon genggam berikutnya.

            Pada tahun 1990-an generasi kedua atau 2G muncul dengan teknologi GSM dan CDMA. Teknologi ini dilengkapi dengan pesan suara, panggilan tunggu dan sms (short message service). Ukuran dan berat yang lebih kecil menjadi unggulan teknologi ini. Kini, teknologi telepon genggam sudah mencapai generasi ketiga (3G) dan keempat (4G). Teknologi ini memberikan jangkauan yang lebih luas lagi termasuk internet. Fitur telepon seluler pun bahkan mendekati fungsi PC. Bahkan untuk teknologi 4G memiliki heterogenitas jaringan hingga memungkinkan pengguna menggunakan beragam system kapan saja dan dimana saja. di Indonesia, teknologi telepon genggam pertama kali hadir pada tahun 1984 berbasis teknologi Nordic Mobile Telephone (NMT).

            Telepon genggam pun mulai beredar tahun 1985-1992, tetapi dengan bentuk yang masih besar dan berat. Tahun1993, PT Telkom memulai proyek percontohan seluler digital GSM (Global System for Mobile) yang dimulai di dua pulau, Batam dan Bintan. Setahun kemudian (1994) operator GSM pertama di Indonesia berorasi melalui PT Satelindo. Selanjutnya mulai bermunculan operator GSM lainnya.

9.      Pesan Instan (Instant Messaging)

Pesan instant merupakan sebuah teknologi internet di mana para pengguna jaringan internet dapat mengirimkan pesan-pesan singkat pada saat yang bersamaan (real time). Istilah pesan instan ini mengacu pada teknologi yang dipopulerkan oleh America Online (AOL), kemudian diikuti Yahoo! (Yahoo Massenger), Google dan Microsoft (Windows Live Messenger). Bermula ketika orang-orang marak menggunakan teknologi secara online awal tahun 1990. Para pengembang peranti lunak menciptakan software chat room, yakni suatu grup atau perseorangan bisa mengirimkan pesan kepada setiap orang di 'room' tersebut. Tahun 1996, pesan instan ini meledak saat diperkenalkan ICQ, sebuah pesan gratis. Namun AOL, menjadi pionir dalam kemunitas online pada tahun 1997, karena AOL bisa memberikan kemampuan pengguna berkomunikasi dalam waktu yang sama. Dari sinilah semakin berkembang perusahaan-perusahaan lainnya yang menciptakan mesin pesan instan.

10. Mobile Chat Messenger

Hampir sama seperti pesan instan, namun diaplikasikan kedalam sebuah handphone atau smartphone yang berteknologi tinggi. Ini bisa menggantikan penggunaan layanan SMS yang lebih komplit disertai dengan fitur-fitur menarik dan notifikasi. Ada banyak sekali aplikasi chat yang sangat terkenal, sebagai contoh Blackberry Messenger, Whatsapp, Ebuddy, Mig33, Nimbuzz dan masih banyak sekali yang tidak bisa disebutkan satu per satu.

A.    Kelebihan dan Kekurangan Mesin-mesin Kantor Sebagai Alat Komunikasi

1)    Dalam Bidang Sosial

-      Keuntungan :

a.     Kemajuan teknologi komunikasi yang cepat dapat mempermudah komunikasi antara suatu                  tempat dan tempat yang lain.

-         Kerugian :

a.   Dengan semakin pesatnya komunikasi membuat bentuk komunikasi berubah yang asalnya berupa       face to face menjadi tidak. Hal ini dapat menyebabkan komunikasi menjadi hampa.

b.   Seseorang yang terus menerus bergaul dengan komputer akan cenderung menjadi seseorang yang       individualis.

c.   Dengan pesatnya teknologi informasi baik di internet maupun media lainnya membuat peluang           masuknya hal-hal yang berbau pornografi, pornoaksi, maupun kekerasan semakin mudah.

d.   Kemajuan TIK juga pasti akan semakin memperparah kesenjangan sosial yang terjadi di                     masyarakat antara orang kaya dan orang miskin.

e.   Maraknya cyber crime yang terus membayangi seperti carding, ulah cracker, manipulasi data dan       berbagai cyber crime yang lainnya

f.   Menurut Paul C Saettler dari California State University, Sacramento, Satu hal yang pasti,                  interaksi anak dan komputer yang bersifat satu (orang) menghadap satu (mesin) mengakibatkan          anak menjadi tidak cerdas secara sosial.

2)   Dalam Bidang pendidikan

          - Keuntungan :

a.    Informasi yang dibutuhkan akan semakin cepat dan mudah di akses untuk kepentingan                        pendidikan.

b.    Inovasi dalam pembelajaran semakin berkembang dengan adanya inovasi e-learning yang                    semakin memudahkan proses pendidikan.

c.    Kemajuan TIK juga akan memungkinkan berkembangnya kelas virtual atau kelas yang berbasis          teleconference yang tidak mengharuskan sang pendidik dan peserta didik berada dalam satu                ruangan.

d.    Sistem administrasi pada sebuah lembaga pendidikan akan semakin mudah dan lancar karena              penerapan sistem TIK.

-         Kerugian :

a.     Kemajuan TIK juga akan semakin mempermudahterjadinya pelanggaran terhadap Hak Atas                 Kekayaan Intelektual (HAKI) karena semakin mudahnya mengakses data menyebabkan orang             yang bersifat plagiatis akan melakukan kecurangan.

b.     Walaupun sistem administrasi suatu lembaga pendidikan bagaikan sebuah system tanpa celah,             akan tetapi jika terjadi suatu kecerobohan dalam menjalankan sistem tersebut akan berakibat               fatal.

c.     Salah satu dampak negatif televisi adalah melatih anak untuk berpikir pendek dan bertahan                 berkonsentrasi dalam waktu yang singkat (short span of attention).

d.     Masalah geografis, waktu dan sosial ekonomis Indonesia

e.     Negara Republik Indonesia merupakan Negara kepulauan, daerah tropis dan pegunungan hal ini         akan mempengaruhi terhadap pengembangan infrastruktur pendidikan sehingga dapat                           menyebabkan distribusi informasi yang tidak merata.

f.      Mengurangi ketertinggalan dalam  pemanfaatan TIK dalam pendidikan dibandingkan dengan             negara berkembang dan negara maju lainnya.

3)    Dalam Bidang Ekonomi

          - Keuntungan :

a.    Semakin maraknya penggunaan TIK akan semakin membuka lapangan pekerjaan.

b.    Bisnis yang berbasis TIK atau yang biasa disebut e-commerce dapat mempermudah transaksi-            traansaksi bisnis suatu perusahaan atau perorangan

c.    Dengan fasilitas pemasangan iklan di internet pada situs-situs tertentu akan mempermudah                  kegiatan promosi dan pemasaran suatu produk.

-         Kerugian :

a.    Dengan mudahnya melakukan transaksi di internet menyebabkan akan semakin memudahkan              pula transaksi yang dilarang seperti transaksi barang selundupan atau transaksi narkoba.

b.    Hal yang sering terjadi adalah pembobolan rekening suatu lembaga atau perorangan yang                    mengakibatkan kerugian financial yang besar.

4)    Dalam bidang Pemerintahan

     -   Keuntungan :

a.     Tenologi Informasi dan Komunikasi yang dikembangkan dalam pemerintahan atau yang disebut         e-government membuat masyarakat semakin mudah dalam mengakses kebijakan pemerintah               sehingga program yang dicanangkan pemerintah dapat berjalan dengan lancar.

b.     e-government juga dapat mendukung pengelolaan pemerintahan yang lebih efisien, dan bisa               meningkatkan komunikasi antara pemerintah dengan sektor usaha dan industri.

c.     Masyarakat dapat memberi masukan mengenai kebijakan-kebijakan yang dibuaat oleh                         pemerintah sehingga dapat memperbaiki kinerja pemerintah.

-         Kerugian :

a.     Semakin bebasnya masyarakat mengakses situs pemerintah akan membuka peluang terjadinya             cyber crime yang dapat merusak system TIK pada e-government. Misalnya kasus pembobolan             situs KPU ketika penyelenggaraan Pemilu oleh seorang cracker.

B.     Hambatan Atau Masalah Yang Terjadi Pada Saat Melakukan Aktivitas Komunikasi di Kantor

1.      Masalah Teknis

         Masalah ini timbul karena lingkungan yang memberikan dampak pencegahan terhadap                   kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan fasilitas dan                 peralatan komunikasi akan berkurang dengan adanya temuan teknologi baru yang lebih canggiuh       serta modern sehingga media komunikasi lebih cepat dan efisien.

2.      Masalah Semantik

         Semantik adalah pengertian atau informasi yang disampaikan lewat bahasa. Suatu pesan yang         kurang jelas, akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi. Biasanya disebut           dengan mis-komunikasi. Hal ini dapat dihindari dengan cara komunikator harus memilih kata-kata     yang tepat sesuai dengan karakteristiknya sehingga dapat lebih mudah diterima oleh komunikan.

3.      Masalah/Hambatan Manusiawi

    Hambatan ini mencakup :

a.      Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia, seperti perbedaan persepsi, umur,              keadaan emosi, pencarian informasi, dsb.

b.      Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi atau lingkungan, seperti                suasana dan iklim kerja serta tata nilai yang di anut.

Referensi : 

• Kartini, Fenti Gusdinar. 2013. Kekurangan dan Kelebihan Teknologi Informasi dan Komunikasi. (online), (http://fentikantini.blog.upi.edu/2013/11/04/5/), diakses 25 Maret 2015.
• Murdiati, Netik. 2013. Macam-Macam Peralatan Telekomunikasi, (online), (http://netikkomunikasi.blogspot.com/), diakses pada tanggal 25 Maret 2015
• Rujito. 2012. Manajemen Perkantoran. (online), (http://penerjemah-mr-rujito1.blogspot.com/2012/02/makalah-manajemen-perkantoran.html), diakses 25 Maret 2015).
•           . 2012. Sejarah Perkembangan Alat Komunikasi Dari Masa ke Masa, (online), (http://chrezsoft.blogspot.com/2012/12/sejarah-perkembangan-alat-komunikasi.html), diakses pada tanggal 25 Maret 2015)

Mesin-Mesin Kantor Elektronik

A.    Mesin Tik Elektronik
        Mesin elektronik merupakan mesin kantor yang rangkaian komponennya bersifat elektronis atau menggunakan bahasa mesin. Mesin ini hanya dapat digerakkan dengan  menggunakan tenaga listrik.

a. Perbedaan Mesin Ketik Elektro-Mekanis dengan Elektronik

Perbedaan antara mesin ketik Elektro-mekanis dan mesin ketik Elektronis adalah bahwa mesin listrik tidak mempunyai bagian yang bergerak (seperti roda gigi dan luas), tetapi hanya memiliki sirkuit mikro-elektronis. Bila sebuah tombol ditekan, suatu kode digital diteruskan kekepala huruf dan memerintakan apa yang harus yang dilakukan.

Komponen elektronis berupa alat yang menjadi bagian pendukung suatu rangkaian elektronik yang dapat bekerja sesuai dengan kegunaannya.

Komponen elektronis ini terdiri dari satu atau lebih bahan elektronika, yang terdiri dari satu atau beberapa unsur materi dan jika disatukan, untuk desain rangkaian yang diinginkan dapat berfungsi sesuai dengan fungsi masing-masing komponen, ada yang untuk mengatur arus dan tegangan, meratakan arus, menyekat arus, memperkuat sinyal arus dan masih banyak fungsi lainnya.

Mesin ketik elektronik, mempunyai lebih banyak keistimewaan yang dapat meningkatakan produktifitas dan presentasi pengetikan; mesin ini juga lebih tidak berisik dan memberikan peluang untuk meningkatakn dan dapat memberikan peluang untuk meningkatkan dan untuk dihubungkan dengan komputer mikro.

b.    Semua mesin elektronik mempunyai semacam memory.

Ada 3 jenis utamanya yakni :

1.    Mesin yang hanya dapat mengoreksi;

·         Memory penyimpanan kecil (6-100an)

·         Apa yang baru saja diketik/koreksi dapat dibuat dengan satu pukulan tombol yang mengangkat           kesalahan ketik dan huruf yang benar menggantiaknnya.

2.    Mesin yang dapat menyimpan

·         Pengetikan secara otomatis (20 karakter perdetik).

·         Menggabungkan dengan teks lain.

·         Memorinya dapat mencapai lebih dari 100 karakter.

3.    Mesin yang dapat digunakan untuk mengedit

·         Memori lebih besar hingga 64.000 karakter.

·         Teks dapat disimpan dan diedit yang memiliki sekitae 30 karakter per baris.

c.    Fasilitas utama mesin ketik elektronik

1.    Koreksi pengangkatan otomatis.

2.    Mesin pengoreksi satu baris dan mengoreksi karakter yang tersebar pada beberapa baris. Bisa              mengoreksi dan mengedit sendiri.

3.    Peraga baris (line display).

4.    Fasilitas pengeditan.

5.    Cetak Tebal dalam daisy wheel.

6.    Penjajaran (justification) Margin kanan diratakan secara otomatis.

7.    Garis bawah otomatis Sewaktu kata diketik.

8.    Penempatan di tengah (centering) dalam heavy duty.

9.    Tabulasi decimal Kolom angka decimal dapat dibariskan secara otomatis pada titik decimal.

10.  Tombol setengah spasi Gerakan dengan setengah spasi.

11.  Pengumpan kertas otomatis.

12.  Tombol pengulang otomatis bila tombol tetap ditekan.

13.  Inden blok Satu blok kertas atau paragraf dapat secara otomatis diinden.

14.  Memori formulir.

15.  Tabulasi garis vertikal.

d.    Mesin ketik elektronik yang dihubungkan dengan komputer

Mesin ketik dapat dihubungkan dengan komputer mikro sehingga berfungsi sebagai pencetak (printer) atau terminal masukkan (input terminal).

Microwriter hanya memiliki enam tombol dan berukuran 9 x 4 inci. Pada bagian atasnya terdapat peraga kristal cair 14 karakter dan pada masing-masing ujungnya terdapat soket untuk dihubungkan dengan TV atau monitor, pencetak, tape-recorder dan adaptor listrik. Untuk memperolah huruf atau angka, dua tombol harus ditekan sekaligus. Untuk mendapatkan tanda baca dan perintah pengelohan kata terdapat empat tombol shift. Memori sekitar 8 KB dan dapat menyimpan sekitar 5 halaman naskah ketik berukuran A4. kecepatannya sekitar 50 kata per menit. Hubungan TV (TV interface) diperlukan untuk memperagakan hingga 24 baris teks sekaligus dan hingga 60 karakter pada setiap baris. Ini merupakan sistem fortabel yang berguna dan dapat digunakan orang tanpa perlu bersusah payah jika aturannya dikuasai.

B.    Mesin Hitung Elektronik

Mesin hitung elektronik selain memiliki fungsi yang sama seperti mesin hitung manual/ listrik, yaitu untuk melakukan operasi hitung ( +, -, x, : ) juga dapat melakuakn perhitungan-perhitungan lainnya (khusus) dalam bidang matematika, statistika maupun perhitungan-perhitungan bisnis.

Ciri- cirinya :

a.    Tenaga penggerakannya menggunakan sinar matahari, batrei dan listrik.

b.    Komponen dan cara kerja mesinnya elektronik

c.    Hasil perhitungan (output), cepat dan mudah dilakukan

d.    Bentuk kecil dan ringan.

Adapun jenis- jenis dari pada mesin hitung elektronik itu dapat dilihat dari beberapa hasil.

a.    Berdasarkan Tenaga Penggerakannya

1. Solar powered calculator;
2. Solar/ batrei powed caliculator;
3. Batrei powerd caliculator;
4. Battery/electirc powered calculator;
5. Electric powered calculator;

b.    Berdasarkan bentuk dan ukurannya;

1. Card calculator;
2. Wallet calculator
3. Hand calculator;
4. Semi dektop calculator;
5. Desktop calculator;

c.    Berdasarkan penggunaanya

1. Financial/bussiness calculator;
2. Scientific calculator’
3. Office calculator;

d.    Berdasarkan penampilan hasilnya.

1. Non pointing calculator;
2. Printing calculator;

e.    Berdasarkan kemampuan operasinya (banyaknya digit).

C.   Cash Register

Cash register ini merupakan mesin pencatat transaksi kas, biasanya dipergunakan di toko-toko atau super market.

Ciri-cirinya :

a.    Komponen dan cara kerja mesinnya elektronik.

b.    Tenaga penggeraknya menggunakan listrik.

c.    Bisa dipergunakan (tipe tertentu) untuk menampakan nama barang pada display.

d.    Bisa digabung dengan cash register lain atau dengan komputer.

e.    Bisa digunakan 1-8 kasir dengan pencacatatan terpisah.

f.     Memiliki 1-30 departemen paad satu mesin.

Jenis-jenis cash register ini dapat dilihat berdasarkan:

1.    Sistem operasinya

• Cash register terdiri sendiri (stand alone)
• Cash register yang dapat digabung dengan cash register lainnya.
• Cash register satu kelompok kerja yang dikendalikan oleh induk (local area network

2.    Banyaknya departemen.

• Cash register kecil (1-8 depertemen)
• Cash regsiter sedang (10-20 departemen)
• Cash register besar (lebih dari 20 departemen)

3.    Berdasarkan banyaknya kasir (operator)

• Cash register untuk 1 kasir
• Cash register untuk 4 kasir
• Cash register untuk 8 kasir

Referensi : 

Edwar, Muhammad. 2010. Teknologi Perkantoran. Surabaya: University Press

        

____ . 2008. Pengantar Ilmu Administrasi dan Manajemen, [online], (https://ilmuadministrasi.wordpress.com/, diakses pada tanggal 25 Maret 2015)

Mesin-Mesin Kantor Listrik

A.    Mesin Ketik Listrik

Berdasarkan pada alat pencetaknya (typing elemen) mesin tik listrik terbagi dalam dua jenis, yaitu mesin tik listrik Sistem Batang Huruf dan mesin tik listrik Sistem Bola Huruf.

a.    Mesin tik listrik sistem batang huruf (letter stick)

Alat pencetak sama seperti pada mesin tik manual, yaitu berupa balok huruf pada bagian ujung batang huruf. Setiap tuts dirangkaikan dengan satu batang balok huruf, angka dan tanda baca lainnya.

Jika tuts ditekan, maka balok huruf akan menekan pita, hingga pada kertas akan tampak bekasnya sebagai hasil ketikan dan akan menggerakan gandaran ke kiri satu spasi.

b.    Mesin tik listrik sistem bola huruf

Alat pencetaknya berbentuk bola. Setiap huruf, angka dan tanda baca lainnya terletak pada permukaan bola huruf. Jika tuts ditekan, maka bola huruf akan berputar sambil memukul pita mesin. Pada setiap bola huruf terdapat satu tiper huruf dan hurufnya tidak diletakkan pada batang yang memantul, tetapi pada bola huruf.

Mesin tik ini memiliki pita yang berbentuk kaset dan dilengkapi dengan pita penghapus (correcting ribbon).

B.    Mesin Jumlah Listrik

Berfungsi untuk melakukan operasi hitung penjumlahan, pengurangan, perkalian dan pembagian. Komponen mesin – mesin jumlah listrik dan tugas jari-jari dalam menggunakan mesin jumlah listrik.

Ciri-cirinya :

ü  Komponen dan cara kerjanya mekanis.

ü  Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga listrik.

ü  Kertas yang digunakan adalah kertas hitung 6,8 cm.

ü  Tampa tombol On-off.

ü  Pada monitor/indikator hanya tampak jumlah digit.

Kerangka

a.    Kabel listrik dan steker.

Berfungsi untuk menyambung arus listrik.

b.    Penutup mesin.

Berfungsi untuk memudahkan, membersihkanm, mengganti pita dan memberi pelumas.

c.    Monitor/Display (indicator)

Berfungsi untuk menunjukkan banyak digit (max 12).

Papan kunci

a.    Kunci angka (0 – 9)

b.    Kunci total ( * )

c.    Kunci Subtotal ( < > )

d.    Kunci kurang, tambah, kali, bagi (-), (+), (x), (:)

e.    Kunci pengulang (R = repeat key)

f.     Kunci penghapus (C = clear key)

g.    Kunci Pemundur (>)

h.    Kunci tanda (< atau #)

Berfungsi untuk memberi tanda atau nomor.

i.      Kunci tidak mencetak

Pencetak dengan komponen

a.    Balok kertas

b.    Pemotong kertas

c.    Kertas hitung

d.    Pembebas kertas

e.    Tombol penggulung kertas

f.     Tangkai pemegang kertas rol.

C.   Mesin Stensil Listrik

Mesin stensil listrik merupakan mesin yang terdiri dari komponen atau mesin yang bersifat statis tetapi dioperasikan dengan listrik. Penggunaan mesin ini menghasilkan hasil yang lebih baik daripada mesin manual. Berfungsi sama seperti mesin stensil manual, yaitu untuk menggandakan warkat dengan sheet stensil. Penggunaan mesin stensil listrik memiliki beberapa keuntungan (dibanding dengan mesin stensil manual) antara lain :

• Hasil penggandaan tampak lebih bagus.
• Pengoperasian mesin lebih mudah.
• Tinta yang digunakan lebih irit.
• Tenaga yang diperlukan lebih ringan

Secara garis besar (sampai saat ini) ditinjau dari penggunaan komponen dan cara kerja mesinnya, mesin stensil ada 3 macam, yaitu :

1.    Mesin stensil manual (komponen mekanis dan tenaga penggeraknya manual)

2.    Mesin stensil listrik (komponen mekanis dan tenaga penggeraknya listrik).

3.    Mesin stensil elektronik (komponen mekanis dan tenaga penggeraknya tenaga listrik serta dilengkapi dengan panel board yang bekerja secara otomatis dan sistem operanya adalah sistem elektronis).

Mesin stensil listrik dengan sistem elektronik memiliki beberapa kelebihan antara lain :

1.    Penggadaan dapat menggunaan kertas double folio/kuarto.

2.    Dilengkapi dengan lampu-lampu penunjuk operator, hingga memudahkan dalam 

       pengoperasiannya (Gestetner 4170).

3.    Panel Board yang menyatu, hingga memudahkan operator.

4.    Sheet stensil bekas pakai secara otomatis akan masuk kedalam.

5.    Memasang dan melepaskan sheet stensil secara otomatis sehingga tangan operator tidak kotor.

Cara memelihara mesin stensil listrik adalah sebagai berikut :

a. Bersihkan mesin dari debu,serbuk kertas, tint, dll.

b. Letakkan mesin pada tempat yang kering dan tidak terkena cahaya matahari langsung.

c. Rol atau silinder harus dibersihkan dengan menggunakan sabun, agar tidak mudah berkarat.

d. Kain penyaring tinta (ink screen) harus dibersihkan dengan bensin

e. Dilumuri dengan minyak pada bagian yang berputar.

D.   Mesin Penghancur Kertas

Mesin ini berfungsi untuk menghancurkan kertas (dokumen, surat, arsip dll) dengan cara memotongnya.

Adapun ciri- cirinya :

1.    Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga listrik

2.    Komponen dan cara kerja mesinnya mekanis

3.    Bentuk potongan kertas memanjang dengan lebar 2,2 cm

4.    Kemampuan maksimal pemotongan 7 lembar]Memiliki pisau pemotong yang terdiri dari dua              pisau berbentuk silinder denga gigi pisau sebanyak 102 buah.

Langkah-langkah menggunakan mesin penghancur kertas :

1. Siapkan mesin dan kertas yang akan dihancurkan, terlebih dahulu kita hilangkan paper klip                 ataupun staples yang ada pada kertas.

2.  Masukkan kertas kedalam mesin, dan tekan tombol On agar mesin menyala dan siap memotong.

3. Setelah menggunakannya, kemudian tekan tombol Off ambil potongan kertas yang ada dalam             kotak mesin untuk dibuang.

Cara memelihara mesin penghancur kertas adalah sebagai berikut :

1. Selalu jaga kebersihan permukaan mesin dengan menggunakan kain lap atu tisu.

2. Simpan di tempat yang kering.

3. Pada ujung-ujung pisau sebaiknya diolesi minyak, agar tidak berkarat.

4. Jangan pernah memasukkan benda tajam pada saat mesin beroperasi. Hal ini dimaksudkan agar           mesin tidak cepat rusak.

5. Perhatikan jumlah maksimal kertas yang akan dihancurkan. Tidak boleh melebihi kapasitas yang         telah ditentukan.

E.    Mesin Pembuka Surat

Mesin ini berfungsi untuk membuka sampul surat dengan cara memotong bagian pinggir sampulnya.

 Pembuka surat merupakan sebuah alat elektronik kecil berguna yang memungkinkan untuk membuka surat dengan kecepatan terbesar dan dengan mudah. Mesin ini berfungsi untuk membuka sampul surat dengan cara memotong bagian pinggir sampul. 

Ciri-ciri mesin pembuka surat :

a. Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga listrik.

b. Komponen dan cara kerjanya bersifat mekanis.

c. Bentuk potongan kertas memanjang dengan lebar 2,2 cm. 

Dilihat dari segi  penggunaan komponennya, pembuka surat dibagi menjadi dua :

1. Pembuka Surat Listrik

    Pembuka surat listrik digerakkan dengan menggunakan tenaga listrik dan komponen mesinnya           bersifat mekanis.

2. Pembuka Surat Elektronik

   Pembuka surat elektronik digerakkan menggunakan tenaga baterai dan komponen mesinnya                bersifat elektronis. Mesin Pembuka surat (automatic Mail Opener) berguna bagi kantor atau                perusahaan yang setiap harinya menerima surat-surat dalam jumlah besar (± 1000 buah).

Bagian-bagian dari mesin pembuka surat adalah sebagai berikut :

1. Papan Sampul

    Berfungsi untuk meletakkan sampul surat yang akan dipotong.

2. Lubang Pemotong

    Berfungsi untuk memasukkan bagian pinggir sampul surat yang akan dipotong.

3. Roda Pemotong

    Berfungsi untuk memasukan bagian pinggir sampul surat.

4. Kait Penggerak Roda Pemotong

    Berfungsi untuk menggerakan roda pemotong.

5. Kerangka Mesin

    Berfungsi untuk meletakkan komponen mesin dan batu baterai 

Langkah-langkah menggunakan mesin pembuka surat :

1. Taruh tumpukan surat di atas baki yang telah tersedia.

2. Kemudian mesin akan secara otomatis menyortir surat surat tersebut sesuai dengan ukuran dan beratnya.

3. Setelah itu mesin akan bekerja memotong bagian pinggir sampul dari surat-surat tersebut yang hanya memakan waktu beberapa menit saja.

Cara memelihara mesin pembuka surat adalah sebagai berikut :

1. Simpan di tempat yang kering.

2. Bersihkan potongan-potongan kertas setelah selesai menggunakan.

3. Dibersihkan sebelum dan sesudah menggunakan.  

Referensi :

Rosdheana, Eva. 2013. Macam-Macam Mesin Kantor, [online], (http://evarosdheana-dreamer.blogspot.com/2013/07/macam-macam-mesin-kantor.html, diakses pada tanggal 23 Maret 2015)

          . 2008. Pengantar Ilmu Administrasi dan Manajemen, [online], (https://ilmuadministrasi.wordpress.com/2008/12/, diakses pada tanggal 23 Maret 2015)