Otomatisasai perkantoran adalah semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.
Asal mula otomatisasi kantor di awal tahun 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word processing untuk menjelaskan kegaitan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.
Model OA
1. Karena OA tidak memiliki mengelola data, penggunaan database dibatasi pada isi informasi. Informasi dikumpulkan dari sistem fisik perusahaan (SIA menggumpulkan datanya). Informasi juga disediakan oleh lingkungan.
2. Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis komputer seperti pengolah kata, e- mail, dan konferensi komputer.
3. Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yg memisahkan perusahaan dengan lingkungan. Ini berarti bahwa orang-orang itu mungkin berada di kedua area tersebut.
4. Model tersebut juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non-komputer seerti konferensi video dan audio.
Sistem formal
- Diterapkan di seluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan sistem informasi manajemen.
- Sistem Elektronik Formal dimaksudkan sebagai kegiatan perkantoran yang mendokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis.
- Misalnya untuk pengelolaan informasi yang didistribusikan ke manajer berupa laporan-laporan periodik maupun laporan khusus.Sistem Elektronik informal berarti system perkantoran yang tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis.
Sistem formal
- Diterapkan di seluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan sistem informasi manajemen.
- Sistem Elektronik Formal dimaksudkan sebagai kegiatan perkantoran yang mendokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis.
- Misalnya untuk pengelolaan informasi yang didistribusikan ke manajer berupa laporan-laporan periodik maupun laporan khusus.Sistem Elektronik informal berarti system perkantoran yang tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis.
B. Kategori Pemakai Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori pemakai otomatis kantor, yaitu :
a. Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.
b. Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan profesional secra bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
c. Sekretaris bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
d. Clerical Employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuk-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan mengirimkan surat.
C. Konsep-konsep Otomatasi Perkantoran
Konsep dasar dan pengertian tentang otomatisasi banyak didefinisikan oleh banyak ahli, namun sangat beragam, sehingga melalui pengajaran MK ini disajikan beberapa pengertain otomatisasi perkantoran berdasarkan kapita selekta dari berbagai sumber.
a. Proses yang terjadi di perkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.
b. Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah tanpa rencana menuju aplikasi yang terencanan dan terpadu.
c. Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
d. Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik
e. Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.
D. Manfaat Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi kantor terkait dengan berbagai komponen dalam menangani informasi mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Berikut ini beberapa manfaat yang diperoleh perusahaan dalam pemanfaatkan sistem otomatisasi perkantoran:
1) Pendapatan yang lebih inggi versus penghindaran biaya
2) Menyelesaikan pekerjaan kantor dengan lebih cepat
3) Memerlukan sedikit tempat menyimpan data
4) Pemecahan masalah kelompok atau tim
5) Mengurangi kebutuhan akan staf dalam jumlah besar
6) Cara otomatisasi kantor berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok
7) Beberapa orang dapat memperbarui data secara bersamaan dalam hal perubahan jadwal
8) Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi computer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
9) Pelengkap bukan pengganti.
10) Otomatisasi kantor melengkapi komunikasi tradisional
E. Teori Telekomunikasi
Sejak ditemukan telepone oleh Antonio Meucci, telekomunikasi telah berkembang pesat, bahkan bisa jadi tercepat di antara sistem lain. Terutama setelah ditemukan transistor, Integrated Circuit (IC), sistem prosesor, dan sistem penyimpanan. Telekomunikasi merupakan teknik pengiriman atau penyampaian informasi, dari suatu tempat ke tempat lain. Dalam kaitannya dengan 'telekomunikasi' bentuk komunikasi jarak jauh dapat dibedakan atas tiga macam:
1) Komunikasi Satu Arah (Simplex)
Dalam komunikasi satu arah (Simplex) pengirim dan penerima informasi tidak dapat menjalin komunikasi yang berkesinambungan melalui media yang sama.
- Contoh : Pager,televisi, dan radio.
2) Komunikasi Dua Arah (Duplex)
Dalam komunikasi dua arah (Duplex) pengirim dan penerima informasi dapat menjalin komunikasi yang berkesinambungan melalui media yang sama.
- Contoh : Telepon dan VOIP.
3) Komunikasi Semi Dua Arah (Half Duplex)
Dalam komunikasi semi dua arah (Half Duplex)pengirim dan penerima informsi berkomunikasi secara bergantian namun tetap berkesinambungan.
- Contoh :Handy Talkie, faximile, dan Chat Room
Komponen dasar sebagai pendukung telekomunikasi adalah sebagai berikut :
1) Informasi
Merupakan data yang dikirim atau diterima seperti suara, gambar, file, tulisan
2) Pengirim
Mengubah informasi menjadi sinyal listrik yang siap dikirim
3) Media Transmisi
Alat yang berfungsi mengirimkan dari pengirim kepada penerima. Karena dalam jarak jauh, maka sinyal pengirim diubah lagi (dimodulasi) dengan gelombang radio, kemudian diubah menjadi gelombang elektromagnetik dan dipancarkan dengan alat bernama antena, agar dapat terkirim jarak jauh.
4) Penerima
Penerima sinyal elektromagnetik kemudian digubah menjadi sinyal listrik, sinyal diubah kedalam informasi asli sesuai dari pengirim, selanjutnya diproses hingga bisa dipahami oleh manusia sesuai dengan yang dikirimkan.
F. PC ( Personal Computer )
Seperangkat komputer yang digunakan oleh satu orang saja / pribadi. Fungsi utama dari PC adalah untuk mengolah data input dan menghasilkan output berupa data / informasi sesuai dengan keinginan user (pengguna). Dalam pengolahan data yang dimulai dari memasukkan data (input) sampai akhirnya menghasilkan informasi.
Komputer memiliki sistem dari kesatuan elemen yaitu Hardware (perangkat keras), Software (Perangkat Lunak), dan Brainware (Perangkat Manusia/pengguna/user)
Beberapa sistem dari kesatuan elemen yaitu :
- Hardware (perangkat keras)
Hardware adalah sekumpulan komponen perangakat keras komputer yang secara fisik bisa dilihat, diraba, dirasakan. Hardware ini dibagi menjadi 5 (lima) bagian, yaitu:
- Input Device, peralatan masukkan (Keyboard,mouse,dll),
- Process Device, peralatan proses (processor, motherboard, ram, dll),
- Output Device, peralatan keluaran (Monitor, Printer, dll),
- Storage Device, peralatan penyimpan (harddisk,flashdisk, dll),
- Peripheral Device, peralatan tambahan (WebCam, modem, dll)
2. Software (Perangkat Lunak)
Software adalah program yang berisi instruksi/perintah sebagai pelantara yang menghubungkan (menjembatani) antara hardware dan brainware (perangkat manusia) sehingga dapat menghasilkan informasi yang diinginkan brainware. Software dapat dikategorikan menjadi dua kelompok.
Software Operating System (OS), Contohnya adalah Windows, Linux, Dos, Android, dll. Tanpa adanya Operating System ini, maka hardware hanyalah benda mati yang tidak bisa digunakan. Software Application System, Contohnya adalah Ms. Office, Open Office, Adobe Photoshop, Corel Draw, Program Database, Program Utilities, dll.
3. Brainware (Perangkat Manusia/pengguna/user)
Brainware adalah perangkat yang mengoperasikan dan menjalankan perangkat lunak yang ada didalam komputer. Bukan hanya itu, ternyata brainware itu bukan hanya orang yang menggunakan komputer saja, namun orang yang merasakan manfaat dari komputer pun bisa di katakan Brainware. Contohnya adalah siswa dikelas yang sedang memperhatikan presentasi yang dibawakan oleh gurunya dengan menggunakan Laptop dan Projector. Siswa secara tak sadar disebut juga sebagai brainware karena melihat hasil (informasi) pelajaran yang disampaikan gurunya.
Brainware dikelompokkan menjadi beberapa kategori mulai dari pembuat program (programmer), Technical Support, Designer Graphic, Operator, sampai user paling awam sekalipun.
G. E-mail dan Teleconference
E-mail
Merupakan sarana mengirim surat melalui jaringan komputer, misalnya internet. Surat elektronik mulai dipakai pada tahun 1960-an. Saat itu internet belum terbentuk, tetapi surat terkirim melalui jaringan yang berbentuk dari kumpulan “mainframe”. Mulai tahun 1980-an mulai bisa dipakai oleh umum.
Syarat melakukan pengiriman E-mail (Mengirim surat dengan internet) adalah :
- Membuat alamat email contoh: info@g-excess.com
- Mengetahui Username & Password dari email; “Account dan kata sandi”.
- Mengetahui E-mail yang di tuju.
Di internet sudah banyak penyedia layanan Email gratis, seperti di www.yahoo.com, www.plasa.com, www.telkom.net, www.gmail.com.
Teleconference
Teleconference atau telekonferensi atau teleseminar adalah komunikasi langsung di antara beberapa orang yang biasanya dalam jarak jauh atau tidak dalam satu ruangan dan dihubungkan oleh suatu sistem telekomunikasi. Komunikasi yang dilakukan melaui telephone atau koneksi jaringan.
Pertemuan tersebut bisa menggunakan suara (audio conference) atau menggunakan audio-video (video conference) yang memungkinkan peserta konferensi saling melihat dan mendengar apa yang dibicarakan, sebagaimana pertemuan biasa.
Saat ini dikenal tiga jenis telekonferensi yang sering digunakan, baik untuk keperluan bisnis ataupun kegiatan-kegiatan sosial, yaitu :
1) Audio Conference (Conference Call)
Merupakan percakapan dua atau lebih partisipan dengan menggunakan fasilitas telepon dimana komunikasi yang terjadi antara partisipan hanya dalam bentuk suara (audio).
Kelebihan audio conference :
- Partisipan hanya perlu menggunakan telepon biasa untuk melakukan telekonferensi tanpa alat atau software tambahan.
- Dapat digunakan kapan dan dimana saja tanpa perlu melakukan konfigurasi perangkat yang akan digunakan.
- Tanpa perlu koneksi internet yang cepat, karena layanan panggilan menggunakan jalur telepon.
2) Video Conference
Video conference merupakan teknologi komunikasi yang mengijinkan terjadinya komunikasi dari beberapa lokasi yang berbeda yang secara simultan dapat mengirimkan gambar video dan suara. Untuk melakukan video conference dapat memanfaatkan teknologi jaringan IP (melalui internet) dan teknologi ISDN (Integrated Services Digital Network). Video conference lebih banyak digunakan oleh media televisi dan perusahaan-perusahaan yang berskala besar.
3) Web Conference
Web conference atau biasa juga disebut webinars merupakan fasilitas telekonferensi interaktif yang menawarkan fitur data stream (aliran data) lebih lengkap dimana partisipan dapat berkomunikasi secara simultan menggunakan teks, suara, video hingga berbagi file (file sharing) atau melakukan slide presentation. Untuk menjalankan web conference biasanya menggunakan aplikasi (software) khusus yang disediakan oleh provider web conference dengan cara berlangganan, dan memanfaatkan teknologi internet khususnya TCP/IP connection. Untuk melakukan web conference cukup menggunakan perangkat komputer yang dilengkapi dengan perangkat multimedia yang memadai seperti webcam, microphone dan speaker, serta koneksi internet. Dengan fitur yang lebih banyak, perangkat web conference lebih sederhana dibanding video conference biasa. Web conference banyak digunakan untuk kegiatan-kegiatan seperti seminar atau workshop online.
H. Macam-macam Aplikasi Otomatisasi Perkantoran
1) Pengolahan Kata (word Processing)
Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak.
contoh : Microsoft Word, Word Perfect, Open Office, dan lain-lain.
2) Voice Mail.
Memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil.
3) Videotex
Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar materi narasi dan grafik yang tersimpan.
4) Desktop Publishing
Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat baik. Tampilan layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh printer laser.
5) Surat Elektronik (electronik mail).
Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, meyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.
contoh : yahoo mail, google mail , dll.
6) Kalender Elektronik (electronik calendaring)
Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. Manajer atau sekertaris manajer dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan, meneelaah kalender itu dengan menggunakan terminal keyboard. Kalender elektronik sangat bermanfaat bagi manajer tingkat atas yang yang memiliki jadwal pertemuan yang sangat padat.
7) Konfrensi Komputer
Penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecah masalah bertukar informasi mengenai masalah yang akan dipecahkan.
8) Konfrensi Audio
Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang- orang yang tersebar secara geografis untuk melaksanakan konfrensi. Conference call merupakan bentuk pertama konfrensi audio yang masih digunakan.
9) Konfrensi Video
Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konfrensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video.
10) Transmisi Faximile (facsimile transmission)
Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain. FAX berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada para anggota timpemecah masalah secara mudah dan cepat.
Faktor-faktor yang mempengaruhi pilihan aplikasi Otomatisasi Kantor :
a. Jenis Organisasi
Merupakan manajer di perusahaan dengan satu lokasi tidak akan mempertimbangkan konferensi audio dan video.
b. Pilihan Pribadi
Merupakan manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik.
c. Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan.
Referensi :
- Ardiansyah, Deva. 2013. Pengertian dan Fungsi Personal Computer (PC) Beserta Perkembangannya, [online], (http://pakdevakeren.blogspot.com/2013/08/pengertian-dan-fungsi-personal-computer.html, diakses pada tanggal 28 Maret 2015)
- Dino. Anugrah. 2014. Manfaat Otomatisasi Perkantoran. (online), (http://anugerahdino.blogspot.com/2014/10/pengertian-otomatisasi-perkantoran.html, diakses 28 Maret 2015).
- Fuad, Adman. 2012. Kosep Dasar Otomatisasi Perkantoran. (online), (http://adman.staf.upi.edu/2012/02/13/konsep-dasar-otomatisasi-perkantoran/, diakses 28 Maret 2015).
- Wati, Andika. 2013. Otomatisasi Kantor, [online], (https://blogaanwati.wordpress.com/2013/01/11/otomatisasi-kantor/, diakses pada tanggal 28 Maret 2015)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar