Mesin - Mesin Kantor Sebagai Alat Komunikasi

A.    Jenis-jenis Mesin Kantor Sebagai Alat Komunikasi

Alat komunikasi kantor merupakan salah satu peralatan yang sangat dibutuhkan pada saat ini.

Jenis peralatan komunikasi kantor semakin berkembang pesat, seiring berkembangnya kemajuan teknonologi, jika dahulu komunikasi menggunakan sarana surat sebagai tulang punggung mengirim berita, surat telah beralih fungsi menjadi surat elektrik (e-mail). Berikut ini beberapa peralatan komunikasi pada kantor:

1.      Telepon

Telepon merupakan alat komunikasi kantor yang sering digunakan untuk menghubungi relasi atau langganan di luar perusahaan tersebut. Penggunaan telepon sangat massive digunakan karena majunya perkembangan teknologi pada saat ini.

2.      Handphone

Handphone atau telepon genggam merupakan generasi baru dari telepon, jika telepon hanya digunakan pada kantor atau rumah (karena sifatnya menggunakan kael telepon), maka untuk mengantisipasi kegiatan pegawai yang semakin sibuk bahkan sampai ke luar ruangan, maka alat komunikasi portable yang bebas digunakan dimana pun mutlak diperlukan. Untuk mengatasi hal tersebutlah Handphone menjadi alat komunikasi andalan sampai saat ini.

Kelebihan dari handphone :

a)      Nomor telepon dapat disimpan, sehingga mudak dikenali sewaktu-waktu ada panggilan.

b)      Nomor telepon dapat dirahasiakan.

c)      Pesan atau informasi cepat tersampaikan.

d)     Riwayat panggilan dapat didengar kembali.

e)      Mudah dibawah kemana-mana.

Kekurangan dari handphone :

a)      Jangkauan sinyal bergantung tempat atau lokasi.

b)      Jumlah nomor telepon lebih dari 10 digit, sehingga sulit untuk dihafalkan.

c)      Dapat terkena pancaran radiasi dalam waktu jangka panjang karena penggunaan handphone                terlalu sering.

3.      Intercom

Intercom merupakan singkatan dari inter comunication. Intercom sangat dibuhkan pada suatu perusahaan yang memiliki unit bagian yang banyak. Cara kerja intercom sama seperti telepon, yang membedakannya adalah pada intercom tidak memerlukan sambungan telepon berbayar (tidak terkena biaya). Sehingga penggunaanya sangat hemat.

Kelebihan dari intercom :

a)      Dapat menyampaikan informasi secara efektif dari satu pihak ke pihak lainnya.

b)      Saluran komunikasi dalam suatu instansi atau kantor semakin luas.

c)      Dapat meningkatkan produktivitas pegawai, karena mampu menghemat waktu dan tenaga                    dalam pelaksanaan tata hubungan di lingkungan kantor.

Kekurangan dari intercom :

a)      Hanya dapat digunakan sebagai komunikasi di lingkungan kantor sendiri.

b)      Tidak bisa dibawa kemana-mana.

4.      Telegraph

Telegraph merupakan suatu alat komunikasi yang dapat digunakan untuk mengirim sandi melalui jaringan telephone. Sandi yang digunalan dalam telegraph adalah sandi morse. Telegraph merupakan alat komunikasi yang mendorong lahirnya teknologi modern.

Kelebihan dari telegraph :

a)      Informasi yang disampaikan menggunakan sandi, sehingga bersifat rahasia.

b)      Pesan dapat terkirim dalam waktu yang singkat karena menggunakan kawat.

Kekurangan dari telegraph :

a)      Biayanya mahal.

b)      Pesan hanya dapat diserahkan ke alamat penerima melalui pos surat biasa.

c)      Pesan yang terkirim hanya yang bersifat penting.

5.      Pager

Pager merupakan suatu alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan atau informasi tanpa menggunakan kabel. Pager sudah jarang ditemukan di peredaran dunia bisnis. Persaingan alat komunikasi yang murah dengan layanan yang semakin canggih, membuat alat ini semakin tidak dilirik semua masyarakat. Pager digunakan di bidang jasa terutama di jasa informasi dan jasa kesehatan. Pager merupakan barang yang harus dipatuhi, karena selalu menerima pesan apapun, alasan apapun yang dibuat untuk menghindari pesan di pager, selalu menjadi tidak beralasan.

Kelebihan dari pager :

a) Sistemnya yang satu arah sehingga lokasinya tidak dapat ditetapkan.

Kekurangan dari pager :

a) Pesan yang dikirim dengan pager dapat ditangkap oleh jaringan pager lainnya jika menggunakan layanan nasional, sehingga pesan yang terkirim dapat dideteksi oleh para agen kriminal atau hukum yang tidak diinginkan.

6.      Faximile

Faximile atau sering disebut fax merupakan alat komunikasi yang dapat mengirimkan "copian" surat dengan mudah. Faximile menggabungkan kombinasi telepon dan surat. Cara kerja faximile adalah dengan men-scan surat yang sudah dicetak kemudian mengirimkan file hasil scan tersebut kepada mesin fax yang dituju.

Kelebihan dari faximile :

a)      Pengiriman dokumen lebih cepat meskipun tempatnya jauh.

b)      Dokumen yang dikirim sesuai aslinya, tanpa adanya pengurangan resolusi gambar.

c)      Mudah dijangkau dan digunakan oleh semua orang.

Kekurangan dari faximile :

a)      Penggunanya lebih sedikit daripada e-mail.

7.      Email

Email merupakan surat yang diketik dan dikirim secara elektronik. Bersama handphone email menjadi alat komunikasi kantor yang sangat efisien. Email dapat mengirim surat dengan mudah, murah, cepat, dan dapat mengirim dalam jumlah yang banyak secara bersamaan.

Kelebihan dari e-mail :

a)      Pengiriman e-mail dapat berlangsung dengan cepat, asalkan saluran Internet yang digunakan              tidak bermasalah.

b)      Biayanya lebih murah daripada menggunakan perangko.

c)      Dapat menjangkau seluruh dunia sekalipun.

d)      Pesan yang dikirim atau diterima berupa teks, gambar, video, program, suara, dan lain-lain.

e)      Tidak ada seorang pun yang dapat mengetahui, karena bersifat pribadi dan menggunakan                    password.

Kekurangan dari e-mail :

a)      Adanya pemalsuan identitas.

b)      Harus menggunakan koneksi internet untuk menerima maupun mengirim pesan.

c)      Responnya lambat.

B.     Perkembangan Alat Komunikasi

Sejak jaman dahulu manusia telah menciptakan berbagai alat dalam melakukan komunikasi khususnya media komunikasi jarak jauh untuk mendapatkan informasi atau tujuan lainnya tanpa perlu mendatangi langsung ke tempat tujuan untuk mengetahui informasi tersebut.

Untung saja, manusia sebagai makhluk sosial yang memiliki keunggulan akal dibanding mahluk Tuhan lainnya memiliki cara pintar untuk saling memahami satu sama lain. Sejarah perkembangan komunikasi terus mengalami perubahan di setiap masa. Mulai jaman prasejarah hingga era modern seperti saat ini. Langsung saja ini merupakan sejarah perkembangan alat komunikasi dari masa ke masa yang telah diciptakan manusia untuk mendapatkan informasi yang lebih mudah dan maksimal.

1.      Merpati Pos

·         Merupakan alat komunikasi dengan menggunakan burung merpati sebagai mengantar surat                 atau pesan.

·         Merpati dipilih karena burung ini pintar, memiliki daya ingat kuat.

·         Pertama kali digunakan oleh Sultan Bagdad, Nuruddin (1416) untuk mengirimkan pesan                     sekitar kerajaannya.

·         Pada masa perang dunia pertama (1914-1918) pun pasukan

2.      Telegraph

Telegraph merupakan alat yang digunakan untuk mengirim dan menerima pesan dari jarak jauh. Alat ini ditemukan oleh seorang warga Amerika, Samuel F.B. Morse bersama asistennya Alexander Bain pada tahun 1837. Pesan pertamanya dikirim pada 6 Januari 1838 dan dikirimkan oleh perator menggunakan kode morse. Pesan ini sering dinamakan pesan kabel atau kawat. Media ini sangat efektif dan dulu menjadi primadona meskipun yang bisa mengirim dam menerima hanyalah orang yang paham kode Morse. Untuk keperluaan peperangan, media ini sangat diperlukan agar pesan rahasia tetap terjaga. Perkembangan selanjutkan, media ini melahirkan media baru seperti teleprinting dan faksimile. Di Indonesia pemanfaatan telegraph dimulai sejak saluran telegraf pertama dibuka pada tanggal 23 Oktober 1855 oleh Pemerintah Hindia Belanda. Telegraph pun dapat dirasakan masyarakat di 28 kantor telegraph. Tidak hanya menghubungkan Batavia (Jakarta) dan Buitenzorg (Bogor), telegraf pun bisa menghubungkan Jakarta dan Singapura, Jawa dan Australia.

3.      Telephon

Telepon merupakan suatu alat yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari satu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh, baik dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor. Penemuan telepon dipicu oleh permintaan penggunaan telegraf yang semakin berkembang dan meningkat. Telepon pun ditemukan pada sekitar tahun 1876 oleh Alexander Graham Bell. Di Indonesia telepon lokal pertama digunakan sejak 16 Oktober 1882 yang diselenggarakan pihak swasta. Jaringan telepon pertama ini menghubungkan Gambir dan Tanjung Priok (Batavia).  Seiring perkembangan teknologi, kebutuhan telekomunikasi meningkat jaringan telekomunikasi pun diperluas. Pada tahun 1967 PT Indosat (Indonesia Satelite Corporation) mulai membangun jaringan telephon gelombang mikro. Dimulai dengan jaringan Trans Sumatra dan Indonesia Timur. Selanjutnya, tahun 1976, satelit Palapa A-1 diluncurkan sehingga memungkinkan jaringan telephon Indonesia meluas hingga mencapai luar negara.

4.      Telegram

    Telegram dipopulerkan pada tahun 1920-an. Telegram berisi kombinasi kode-kode yang ditransmisikan oleh telegraf. Telegram ini tarif mengirimannya lebih murah dari telephon, meskipun tarifnya dihitung berdasarkan jumlah karakter termasuk tanda baca. Namun waktu  yang dibutuhkan pun sangat singkat, kurang dari satu hari, tidak seperti surat. Di Indonesia, telegram dipopulerkan oleh perusahaan Telkom. Ada dua jenis telegram, telegram biasa dan Indah. Tetegram biasa berwarna biru muda, sedangkan telegram indag biasa dikirmkan pada hari-hari khusus seperti hari raya ratau tahun baru.

5.      Pager

Pager atau radio panggil merupakan suatu alat telekomunikasi untuk menyampaikan dan menerima pesan pendek. Sekarang mungkin pager sudah jarang ditemukan, tetapi alat ini masih sering dipakai untuk orang-orang yang bergerak dibidang jasa seperti jasa informasi dari kesehatan. Pager ditemukan pada tahun 1956 oleh Multitone Electronic di Rumah Sakit St. Thomas London oleh dokter-dokter yang sedang bertugas dalam kondisi darurat. Sejak itu pager semakin berkembang. Sebelum telepon seluler berkembang, pager digunakan sebagai pengganti untuk layanan telepon lokal dan internasional. Di Indonesia pager muncul sebelum tahun 1997. Dan pelanggannya mencapai 800.000. Namun karena harga perangkat yang terus menerus melambung pelangan pun perlahan menurun. Apalagi telah munculnya teknologi telepon seluler atau sering disebut handphone.

6.      Surat Elektronik (E-mail)

Merupakan sarana mengirim surat melalui jaringan komputer, misalnya internet. Surat elektronik mulai dipakai pada tahun 1960-an. Saat itu internet belum terbentuk, tetapi surat terkirim melalui jaringan yang berbentuk dari kumpulan “mainframe”. Mulai tahun 1980-an mulai bisa dipakai oleh umum.

7.      Internet

Rangkaian yang membentuk internet (kependekan dari interconnected-networking) diawali pada tahun 1969 sebagai ARPANET. Rangkaian ini dibangun oleh ARPA (United States Department of Defense Advanced Research Projects Agency). Tahun 1983 ARPANET menukar protokol rangkaian pusatnya dari NCP ke TCP/IP, yang merupakan awal dari internet yang kita kenal. Di Indonesia, sejarah internet dimulai pada awal tahun 1990-an. Pada tahun 1992 hingga 1994, beberapa nama muncul diawal pembangunan internet salah satu diantaranya Onno W. Purbo. Tahun 1994 IndoNet menjadi ISP (Internet Serveci Provider) komersial pertama di Indonesia. Saat ini pihak Pos dan Telekomunikasi belum melihat celah bisnis internet. Mulai 1995 mucul jasa akses Telnet ke luar negeri, sehingga pemakai internet di Indonesia bisa mengakses internet (HTTP).

8.      Telepon Genggam

Penemuan telepon genggam tak terlepas dari perkembangan radio. Berawal pada tahun 1921, Departemen Kepolisian Detroit Michigan mulai menggunakan telepon mobil satu arah. Kemudian tahun 1940, Galvin Manucfatory Corporation (sekarang Motorola) mengembangkan Handle-talllkle SCR536 untuk keperluan komunikasi di medan perang saat perang Dunia II. Namun, penemuan telepon genggam yang sebenarnya terjadi pada tahun 1973 oleh Martin Cooper dari Matorola Corp. Telepon ini kemudian dikenal sebagai telepon genggam generasi pertama atau 1G. dari model inilah kemudian muncul telephon genggam berikutnya.

            Pada tahun 1990-an generasi kedua atau 2G muncul dengan teknologi GSM dan CDMA. Teknologi ini dilengkapi dengan pesan suara, panggilan tunggu dan sms (short message service). Ukuran dan berat yang lebih kecil menjadi unggulan teknologi ini. Kini, teknologi telepon genggam sudah mencapai generasi ketiga (3G) dan keempat (4G). Teknologi ini memberikan jangkauan yang lebih luas lagi termasuk internet. Fitur telepon seluler pun bahkan mendekati fungsi PC. Bahkan untuk teknologi 4G memiliki heterogenitas jaringan hingga memungkinkan pengguna menggunakan beragam system kapan saja dan dimana saja. di Indonesia, teknologi telepon genggam pertama kali hadir pada tahun 1984 berbasis teknologi Nordic Mobile Telephone (NMT).

            Telepon genggam pun mulai beredar tahun 1985-1992, tetapi dengan bentuk yang masih besar dan berat. Tahun1993, PT Telkom memulai proyek percontohan seluler digital GSM (Global System for Mobile) yang dimulai di dua pulau, Batam dan Bintan. Setahun kemudian (1994) operator GSM pertama di Indonesia berorasi melalui PT Satelindo. Selanjutnya mulai bermunculan operator GSM lainnya.

9.      Pesan Instan (Instant Messaging)

Pesan instant merupakan sebuah teknologi internet di mana para pengguna jaringan internet dapat mengirimkan pesan-pesan singkat pada saat yang bersamaan (real time). Istilah pesan instan ini mengacu pada teknologi yang dipopulerkan oleh America Online (AOL), kemudian diikuti Yahoo! (Yahoo Massenger), Google dan Microsoft (Windows Live Messenger). Bermula ketika orang-orang marak menggunakan teknologi secara online awal tahun 1990. Para pengembang peranti lunak menciptakan software chat room, yakni suatu grup atau perseorangan bisa mengirimkan pesan kepada setiap orang di 'room' tersebut. Tahun 1996, pesan instan ini meledak saat diperkenalkan ICQ, sebuah pesan gratis. Namun AOL, menjadi pionir dalam kemunitas online pada tahun 1997, karena AOL bisa memberikan kemampuan pengguna berkomunikasi dalam waktu yang sama. Dari sinilah semakin berkembang perusahaan-perusahaan lainnya yang menciptakan mesin pesan instan.

10. Mobile Chat Messenger

Hampir sama seperti pesan instan, namun diaplikasikan kedalam sebuah handphone atau smartphone yang berteknologi tinggi. Ini bisa menggantikan penggunaan layanan SMS yang lebih komplit disertai dengan fitur-fitur menarik dan notifikasi. Ada banyak sekali aplikasi chat yang sangat terkenal, sebagai contoh Blackberry Messenger, Whatsapp, Ebuddy, Mig33, Nimbuzz dan masih banyak sekali yang tidak bisa disebutkan satu per satu.

A.    Kelebihan dan Kekurangan Mesin-mesin Kantor Sebagai Alat Komunikasi

1)    Dalam Bidang Sosial

-      Keuntungan :

a.     Kemajuan teknologi komunikasi yang cepat dapat mempermudah komunikasi antara suatu                  tempat dan tempat yang lain.

-         Kerugian :

a.   Dengan semakin pesatnya komunikasi membuat bentuk komunikasi berubah yang asalnya berupa       face to face menjadi tidak. Hal ini dapat menyebabkan komunikasi menjadi hampa.

b.   Seseorang yang terus menerus bergaul dengan komputer akan cenderung menjadi seseorang yang       individualis.

c.   Dengan pesatnya teknologi informasi baik di internet maupun media lainnya membuat peluang           masuknya hal-hal yang berbau pornografi, pornoaksi, maupun kekerasan semakin mudah.

d.   Kemajuan TIK juga pasti akan semakin memperparah kesenjangan sosial yang terjadi di                     masyarakat antara orang kaya dan orang miskin.

e.   Maraknya cyber crime yang terus membayangi seperti carding, ulah cracker, manipulasi data dan       berbagai cyber crime yang lainnya

f.   Menurut Paul C Saettler dari California State University, Sacramento, Satu hal yang pasti,                  interaksi anak dan komputer yang bersifat satu (orang) menghadap satu (mesin) mengakibatkan          anak menjadi tidak cerdas secara sosial.

2)   Dalam Bidang pendidikan

          - Keuntungan :

a.    Informasi yang dibutuhkan akan semakin cepat dan mudah di akses untuk kepentingan                        pendidikan.

b.    Inovasi dalam pembelajaran semakin berkembang dengan adanya inovasi e-learning yang                    semakin memudahkan proses pendidikan.

c.    Kemajuan TIK juga akan memungkinkan berkembangnya kelas virtual atau kelas yang berbasis          teleconference yang tidak mengharuskan sang pendidik dan peserta didik berada dalam satu                ruangan.

d.    Sistem administrasi pada sebuah lembaga pendidikan akan semakin mudah dan lancar karena              penerapan sistem TIK.

-         Kerugian :

a.     Kemajuan TIK juga akan semakin mempermudahterjadinya pelanggaran terhadap Hak Atas                 Kekayaan Intelektual (HAKI) karena semakin mudahnya mengakses data menyebabkan orang             yang bersifat plagiatis akan melakukan kecurangan.

b.     Walaupun sistem administrasi suatu lembaga pendidikan bagaikan sebuah system tanpa celah,             akan tetapi jika terjadi suatu kecerobohan dalam menjalankan sistem tersebut akan berakibat               fatal.

c.     Salah satu dampak negatif televisi adalah melatih anak untuk berpikir pendek dan bertahan                 berkonsentrasi dalam waktu yang singkat (short span of attention).

d.     Masalah geografis, waktu dan sosial ekonomis Indonesia

e.     Negara Republik Indonesia merupakan Negara kepulauan, daerah tropis dan pegunungan hal ini         akan mempengaruhi terhadap pengembangan infrastruktur pendidikan sehingga dapat                           menyebabkan distribusi informasi yang tidak merata.

f.      Mengurangi ketertinggalan dalam  pemanfaatan TIK dalam pendidikan dibandingkan dengan             negara berkembang dan negara maju lainnya.

3)    Dalam Bidang Ekonomi

          - Keuntungan :

a.    Semakin maraknya penggunaan TIK akan semakin membuka lapangan pekerjaan.

b.    Bisnis yang berbasis TIK atau yang biasa disebut e-commerce dapat mempermudah transaksi-            traansaksi bisnis suatu perusahaan atau perorangan

c.    Dengan fasilitas pemasangan iklan di internet pada situs-situs tertentu akan mempermudah                  kegiatan promosi dan pemasaran suatu produk.

-         Kerugian :

a.    Dengan mudahnya melakukan transaksi di internet menyebabkan akan semakin memudahkan              pula transaksi yang dilarang seperti transaksi barang selundupan atau transaksi narkoba.

b.    Hal yang sering terjadi adalah pembobolan rekening suatu lembaga atau perorangan yang                    mengakibatkan kerugian financial yang besar.

4)    Dalam bidang Pemerintahan

     -   Keuntungan :

a.     Tenologi Informasi dan Komunikasi yang dikembangkan dalam pemerintahan atau yang disebut         e-government membuat masyarakat semakin mudah dalam mengakses kebijakan pemerintah               sehingga program yang dicanangkan pemerintah dapat berjalan dengan lancar.

b.     e-government juga dapat mendukung pengelolaan pemerintahan yang lebih efisien, dan bisa               meningkatkan komunikasi antara pemerintah dengan sektor usaha dan industri.

c.     Masyarakat dapat memberi masukan mengenai kebijakan-kebijakan yang dibuaat oleh                         pemerintah sehingga dapat memperbaiki kinerja pemerintah.

-         Kerugian :

a.     Semakin bebasnya masyarakat mengakses situs pemerintah akan membuka peluang terjadinya             cyber crime yang dapat merusak system TIK pada e-government. Misalnya kasus pembobolan             situs KPU ketika penyelenggaraan Pemilu oleh seorang cracker.

B.     Hambatan Atau Masalah Yang Terjadi Pada Saat Melakukan Aktivitas Komunikasi di Kantor

1.      Masalah Teknis

         Masalah ini timbul karena lingkungan yang memberikan dampak pencegahan terhadap                   kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan fasilitas dan                 peralatan komunikasi akan berkurang dengan adanya temuan teknologi baru yang lebih canggiuh       serta modern sehingga media komunikasi lebih cepat dan efisien.

2.      Masalah Semantik

         Semantik adalah pengertian atau informasi yang disampaikan lewat bahasa. Suatu pesan yang         kurang jelas, akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi. Biasanya disebut           dengan mis-komunikasi. Hal ini dapat dihindari dengan cara komunikator harus memilih kata-kata     yang tepat sesuai dengan karakteristiknya sehingga dapat lebih mudah diterima oleh komunikan.

3.      Masalah/Hambatan Manusiawi

    Hambatan ini mencakup :

a.      Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia, seperti perbedaan persepsi, umur,              keadaan emosi, pencarian informasi, dsb.

b.      Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi atau lingkungan, seperti                suasana dan iklim kerja serta tata nilai yang di anut.

Referensi : 

• Kartini, Fenti Gusdinar. 2013. Kekurangan dan Kelebihan Teknologi Informasi dan Komunikasi. (online), (http://fentikantini.blog.upi.edu/2013/11/04/5/), diakses 25 Maret 2015.
• Murdiati, Netik. 2013. Macam-Macam Peralatan Telekomunikasi, (online), (http://netikkomunikasi.blogspot.com/), diakses pada tanggal 25 Maret 2015
• Rujito. 2012. Manajemen Perkantoran. (online), (http://penerjemah-mr-rujito1.blogspot.com/2012/02/makalah-manajemen-perkantoran.html), diakses 25 Maret 2015).
•           . 2012. Sejarah Perkembangan Alat Komunikasi Dari Masa ke Masa, (online), (http://chrezsoft.blogspot.com/2012/12/sejarah-perkembangan-alat-komunikasi.html), diakses pada tanggal 25 Maret 2015)